複数の病院・施設から採用内定をもらったら?看護師さんのための内定辞退・保留の伝え方を例文付きで解説します。

内定辞退の電話/メール

内定承諾後の辞退の電話

内定保留の電話

内定辞退はいつ、どうやって伝えるの?

そもそも内定を断っていいのかと悩む看護師さんもいますが、内定を辞退することは問題ありません

もちろん新卒であっても内定辞退は可能です。

ただし、社会人として、次の「内定辞退のマナー」は守りましょう。

【内定辞退のマナー ポイント3つ】連絡は電話でできるだけ早く。メールは「電話がつながらないとき」。承諾後の事態はできる限り避ける。

内定辞退は「電話」で「できるだけ早く」

内定辞退を伝える連絡手段は「電話」が基本です。

辞退すると決めたらすぐ病院に電話を入れましょう。内定の通知から3日以内がベターです。

病院側は、内定者の正式採用に向けた手続き等を始めています。予定していた人材が入職しないとなれば、その後の採用計画に大きく影響が出てしまいます。

迷惑をかけないよう、できるだけ早く連絡するのがマナーです。

メールは「電話がつながらないとき」

「メール」で内定辞退の連絡をするのは「電話をしたけれど、どうしても担当者とつながらないとき」です。

採用内定の通知がメールで来た場合も返信で辞退を伝えるのではなく、「まずは電話」しましょう。

なお、電話またはメールで内定辞退が受理された後、さらに「手紙」を出す必要はありません。

内定承諾した後に辞退するのはOK?

やむを得ない事情がある場合、いったん内定を承諾した後でも辞退することは不可能ではありませんが、ビジネスマナーに違反します。

入職日に近ければ近いほど、すんなり受け入れられることは少なく、よほどの事情がない限り避けたい状況です。

辞退する場合は、できるだけ早急に「電話」で連絡し、病院側に不利益を与えてしまったことへのお詫びとともに丁寧に伝えましょう。

また、電話の後に手書きの詫び状(手紙)を送るのも良いでしょう。

内定辞退の伝え方・例文

内定辞退の連絡をするには、まずは電話です。メールは「どうしても担当者とつながらないとき」にしましょう。

電話で内定辞退を伝える

【例文】内定辞退の電話

病院

画像

はい、医療法人○○○会○○病院でございます。

あなた

お世話になります。

このたび 1内定の通知をいただきました看護るうと申します。

お忙しいところ恐れ入りますが、採用ご担当の○山様はおいででしょうか?

病院

画像

少々、お待ちください。

担当者

お待たせいたしました、採用担当の○山です。

あなた

お忙しいところ失礼いたします、看護るうと申します。

このたびは2内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

…実は、大変申し上げにくいのですが、3内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

担当者

画像

そうですか…。

よろしければ理由をお聞きしてよろしいですか?

あなた

4あらめて私自身の適性や経験を考え、また個人的な事情もあり、貴院を辞退させていただくことにいたしました。

担当者

そうなんですね、残念ですが承知しました。

あなた

5このたびは貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、貴院にご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございません。

担当者

ご連絡ありがとうございました。

あなた

お忙しいところ、ありがとうございました。あらためてお詫び申し上げます。

それでは、失礼いたします。

(通話が切れたことを確認し、終了する)

内定辞退の電話のポイントは次の5つです。

  1. 名前(フルネーム、新卒の場合は学校名も)とともに「内定者」であることを名乗る
  2. 内定のお礼を伝える
  3. 内定辞退をはっきり伝える
  4. 辞退理由は簡潔&失礼のないように
  5. 迷惑をかけたことを丁寧にお詫びする

内定を辞退する理由は自ら言う必要はなく、尋ねられたら答えます

ただし、「条件が希望と違った」「第一志望の別の病院に内定した」などと本音で話すのはNG

「自身の適性を検討した」「個人的な事情」「先に内定をいただいた他院に入職が決まった」といった理由が良いでしょう。

どこに入職するのかは答える必要はありません

電話をかけるのは、病院が忙しい時間帯(朝・夕方)は避け、午前10~11時/午後2~3時が望ましいです。
あなたを評価し「一緒に働こう」と思ってくれたことへの感謝の気持ちと、辞退で病院の採用活動に迷惑をかけることへの謝罪の気持ちを誠実に伝えましょう。

採用担当者が離席中の場合

「内定をいただいた件でご連絡したいことがあり、あらためてお電話いたします」と伝え、時間が経ってからかけ直します。電話が可能な時間帯を聞いておくと良いでしょう。

再度かけてもつながらない場合は、メールで辞退の連絡をします。

メールで内定辞退を伝える

内定辞退をメールで連絡するのは「何度か電話したが、担当者が不在でつながらなかったとき」です。

メールにも「電話で伝えられなかったので、メールで失礼します」という趣旨の一文を必ず入れます。

【例文】内定辞退のメール

―――――――――――――――――――
宛先 ◯◯◯◯◯@◯◯◯

件名 内定辞退のご連絡(看護るう)
―――――――――――――――――――

医療法人○○○会○○病院
人事課 ○山△郎様

お世話になっております。
先日、面接の機会を頂戴いたしました看護るうと申します。
先ほどお電話させていただきましたが、ご不在でしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。

このたびは採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ありがたいお知らせをいただきながら大変恐縮ではございますが、
内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

個人的な事情もあり、このような決断となりましたが、
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず貴院にご迷惑をおかけする形となりましたこと、
心よりお詫び申し上げます。

本来ならば直接お詫びすべきところメールでのご連絡となり、申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら貴院の益々のご発展をお祈り申し上げます。

——————————————
看護 るう(あなたのフルネーム)
住所:〒107-0052
東京都港区赤坂2-11-7
電話番号:090-0000-0000
E-mail:◯◯◯◯@△△.com
——————————————

宛名(法人名・病院名・部署名・担当者の名前)は正確に記載します。

末尾には、自分の連絡先をきちんと記載しましょう。

【内定承諾した後】辞退の伝え方・例文

内定を承諾した後に辞退する場合も「まずは電話」です。その後、詫び状(手紙)を送るとなお良いでしょう。

まずは電話で辞退を伝える

内定承諾後に辞退する場合は、できるだけ早く電話で伝えます。

【例文】内定辞退後の辞退電話

病院

はい、医療法人○○○会○○病院でございます。

あなた

お世話になります。

1貴院より採用内定をいただいております看護るうと申します。

お忙しいところ恐れ入りますが、採用ご担当の○山様はおいででしょうか?

病院

少々、お待ちください。

担当者

お待たせいたしました、○山です。

あなた

大変お世話になっております。

1内定をいただいております看護るうと申します。

お忙しいところ恐れ入りますが、今、お時間よろしいでしょうか。

担当者

はい、大丈夫です。

看護るうさんですね、どうされましたか?

あなた

2実は大変申し上げにくいのですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

3このたび夫の転勤が急に決まりまして、私も付いていくことになりました。

誠に申し訳ございません。

担当者

そうなんですか…。

そういうご事情であれば仕方ありませんね…。

あなた

4これまで貴重なお時間をいただき、また一度内定をお受けしたにもかかわらず、このような形となり、誠に申し訳ございません。

ご迷惑をおかけいたしまして、お詫び申し上げます。

担当者

こちらも残念ですが、承知しました。

ご連絡ありがとうございます。

新しい場所でもがんばってください。

あなた

ありがとうございます。

このたびは誠に申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします。

(通話が切れたことを確認し、終了する)

内定承諾後に辞退を伝える電話のポイントは次の4つです。

  1. 名前(フルネーム、新卒の場合は学校名も)とともに「内定者」であることを名乗る
  2. 内定辞退をはっきり伝える
  3. 「やむを得ない事情」で辞退することを伝える(辞退理由は聞かれてから答える形でも良い)
  4. 謝罪の気持ちを伝える

内定承諾後の辞退は法的な問題はありませんが、マナー違反です。

あなたの入職に向けて準備が進めていた病院側に大きな迷惑をかけてしまうことを自覚して、真摯にお詫びする態度が大切です。

辞退する理由は、家庭の都合など「やむを得ない事情」が受け入れられやすいでしょう。

ほかの病院に入職する場合でも他院にも内定をいただき、最後まで悩みましたが、自分の適性を考えて貴院を辞退させていただきたい」など、誠実に話しましょう。

「より条件の良い病院を選んだ」など、相手を下げるような理由は非常識に当たるので、言うべきではありません。

電話をかけるのは病院が落ち着く時間帯(午前10~11時/午後2~3時)が望ましいでしょう。

詫び状(手紙)を送る

内定承諾後に辞退するときは、電話の後に詫び状(手紙)も送るのがベターです。

特に、知人の紹介学校推薦などで面接を受けた場合は、万が一にも紹介してくれた方に悪影響が及ばないように詫び状で誠意を伝えましょう。

【例文】内定辞退後の詫び状

内定辞退の詫び状の例

内定承諾後の辞退の詫び状のポイントは次の4つです。

  1. 「拝啓」と「時候のあいさつ」を入れる
  2. 内定辞退を了承してくれたことを感謝し、あらためて謝罪する
  3. 「結びのあいさつ」と「敬具」を入れる
  4. 日付は漢数字、自分の名前(新卒の場合は学校名も)と担当者の名前を正確に書く

時候のあいさつは、送る月に合わせます。

1月:初春の候 2月:立春の候

3月:早春の候 4月:陽春の候

5月:新緑の候 6月:初夏の候

7月:盛夏の候 8月:晩夏の候

9月:初秋の候 10月:紅葉の候

11月:晩秋の候 12月:初冬の候

内定辞退の詫び状の便箋は白無地のものを選び、黒いボールペンを使って縦書きで書きます。

書き間違えたら修正テープは使わずに新しい便箋に書き直しましょう。

内容が便箋1枚におさまる場合は、白紙の便箋を重ねて2枚にし、三つ折りにして封筒に入れます。

封筒は白無地の和封筒(長型4号:90✕205mm)を使用するのが一般的です。

内定保留の伝え方・例文

ほかにも面接を受ける予定がある・他院の面接結果を待ってから決めたいなど、内定の返事を少し待ってほしい場合も早めに電話で伝えます。

電話で内定辞退を伝える

【例文】内定保留の電話

病院

はい、医療法人○○○会○○病院でございます。

あなた

お世話になります。

このたび1内定の通知をいただきました看護るうと申します。

お忙しいところ恐れ入りますが、採用ご担当の○山様はおいででしょうか?

病院

少々、お待ちください。

担当者

お待たせいたしました、採用担当の○山です。

あなた

お忙しいところ失礼いたします、看護るうと申します。

このたびは2内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

誠に恐れ入りますが、3一度、家族とも相談させていただきたいと思っております。

勝手とは承知しておりますが、4○月○日までお時間をいただくことはできますでしょうか?

担当者

そうですか。承知しました。

良いお返事をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

あなた

ありがとうございます。

それでは、あらためてご連絡を差し上げます。

どうぞよろしくお願いいたします。

(通話が切れたことを確認し、終了する)

内定保留をお願いするときの電話のポイントは次の4つです。

  1. 名前(フルネーム、新卒の場合は学校名も)とともに「内定者」であることを名乗る
  2. 内定のお礼を伝える
  3. 内定を保留する理由を伝える
  4. いつまでに返事をするか期限を打診する

内定保留の理由を伝えるとき、「ほかの病院の面接結果を待っている」「第一志望の病院の面接を控えている」などと露骨に言うのは印象が良くありません。

「家族とも相談したい」「慎重に検討したい」のように、やんわりとした表現がベターです。

いつまで待ってもらいたいか、希望する期限はこちらから伝えます

希望通り待ってくれるケースが多いようですが、返事が1~2週間以上先になるようなときは、詳しく事情を説明する必要があるかもしれません。

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